コラム

RPAとは、業務プロセスを自動化する技術を指します。民間企業だけでなく自治体での導入も進んでおり、業務効率化や人手不足解消に役立っています。

しかし、導入する上では作業やスケジュールに注意が必要です。本記事では、RPAの基礎知識からメリット・デメリット、導入方法などについてわかりやすく解説します。

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略称であり、PCで行う業務をロボットで自動化するテクノロジーを指します。特にルーティンワークの時間短縮に使われるケースが多く、業務の効率化や品質向上に役立ちます。

例えば、データ入力やファイルのコピー・貼り付けなど難しい判断を必要としない業務などに使いやすいです。RPAツールは、既存のシステムに取り込めるため、比較的簡単に導入できます。

RPAを導入する主なメリットには、以下の3つが挙げられます。

➀人件費のコストカットにつながる

RPAを導入すると、人件費のコストカットにつながります。ルーティンワークなどを自動化すれば、その分の人件費を大幅に削減できるためです。また人間の手作業によるミスや作業時間の遅れが防止でき、業務の品質向上も期待できます。

➁作業が効率化される

単純作業をRPAに任せれば、人間の手作業によるミスや作業時間の遅れを防止できるため業務が効率化できます。その分の時間を人間にしかできないクリエイティブな作業に集中できるため、その面でも役立ちます。

➂ヒューマンエラーを削減できる

人間では同じ作業を繰り返し行っていると、どうしてもミスが発生しやすいです。しかし、RPAを導入すれば自動化によってヒューマンエラーを削減できます。

RPAを導入する主なデメリットには、以下の5つが挙げられます。

➀導入には初期コストがかかる

RPAを導入するには、システムの導入や専門家の雇用などにコストがかかります。また時間もかかるため、生産性の低下も起こり得ます。

しかし、このデメリットには2つの解決策があります。1つは、自治体が提供するRPA導入補助金の活用です。自治体によっては、RPA導入に対して補助金を提供している場合がありますので、管轄内の自治体に使える補助金があるかどうか確認しましょう。

もう1つは、RPAコンサルティング企業の力を借りることです。RPAコンサルティング企業は、導入から運用までをトータルでサポートしてくれるため、初期コストを削減できます。またトラブルなどにも対処してくれるため、RPA初心者の方でも安心できるメリットがあります。

➁情報漏洩のリスクがある

RPAは自動化されたプログラムによって業務を処理するため、プログラムに不具合があると情報漏洩のリスクが生じます。またRPAが実行する作業には、社員が直接触れないため、漏洩の発見が遅れる場合も考えられます。

このような事態を防ぐには、RPAを導入する前に十分なセキュリティ対策を講じることが大切です。その上で、定期的な脆弱性テストやログ監視、社員の教育などを行えば、より万全です。

➂障害によって業務が止まる恐れがある

RPAは自動化されたプログラムによって業務を処理するため、プログラムに不具合がある場合には、業務の停止につながる恐れがあります。またRPAが実行する作業に依存している業務プロセスがある場合、そのプロセスの中断によって全体的な業務がストップしてしまう可能性も考えられます。

このリスクを避けるには、適切なテストとバグの修正を行うことが大切です。また、RPAシステムの監視と運用の自動化を行い、障害が発生した場合には迅速に対応することが求められます。人為的なエラーを避けるため、エスカレーションプロセスの確立やバックアッププロセスの整備も行っておきましょう。

④業務がブラックボックス化しがち

RPAを導入すると、業務がブラックボックス化しがちになるデメリットがあります。これは、RPAによって処理される業務がどのように処理されているかがわかりにくくなるということです。特にRPAが自動的に学習した場合、その学習過程やロジックが不透明になるケースがあります。

ブラックボックス化を避けるには、RPAの設計段階から透明性を意識して、業務プロセスの明確化が必要です。またRPAの実行履歴や操作ログを残し、不明点があった場合にはすぐに確認できるようにしておきましょう。さらに人間の判断を組み込んだ設計や、AIによる説明可能性を高める技術の導入など、RPAの透明性を高めるための新しい取り組みも進んでいますので、それらを検討してみるのも良いでしょう。

⑤RPAに適さない業務も多い

RPAには不向きな業務があります。例えば、創造性や判断力が必要な業務や、画像認識や自然言語処理が必要な業務などは、RPAには向いていません。そのため、事前に業務の可視化と分析を行い、RPAに適した業務を選定することが重要です。

そこで業務の自動化にあたっては、RPAが最適でない場合は他の技術やソリューションを検討しましょう。具体的には、AI技術を活用して業務を自動化する場合などがあります。事前に十分な検討と分析を行い、最適な技術やソリューションを選定することがRPA導入における成功の鍵となります。

RPAを導入する方法・手順は以下のとおりです。

➀既存業務のリストアップ

RPAを導入するには、まずは既存業務をリストアップすることが大切です。RPAの向き不向きには、作業の単純性や創造性などから判断しますので、それらの点を重視してリストアップしましょう。

➁RPAを導入する業務の選定

リストアップが済んだら、RPAを使う業務を選定しましょう。例えば、日々繰り返される単純作業や定型的な処理が求められる業務はRPAに向いています。

具体的には、データ入力や請求書処理、在庫管理などが該当します。ルーティンワークはRPAで自動化すれば、時間の短縮や人的ミスの削減などのメリットが期待できます。ただし、人間の創造性が求められる業務などはRPAには向きませんので、導入前にしっかりと評価することが重要です。

➂RPAツールの選定

RPAツールの選定は、導入後の業務効率化に大きな影響を与えるため、慎重に行う必要があります。自社の業務に必要な機能を洗い出し、RPAツールが備えている機能と照らし合わせましょう。

またツール選定に際しては、導入後のサポート体制やセキュリティ面にも注意を払う必要があります。導入後に問題が発生した場合にも、迅速に対応できるようにサポート体制が整っている提供企業を選びましょう。セキュリティ面でも、RPAによって扱われる情報は重要なものが多いため、適切なセキュリティ対策を備えていることが求められます。

RPAは業務プロセスを自動化するツールであり、民間企業や自治体で多く導入されています。業務効率化や人手不足解消に役立っていますが、サポート体制やセキュリティ面などにおいて注意が必要です。

初心者では導入に悩むケースも多いため、専門家のサポートを受けることをおすすめします。

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