コラム

マイナンバーは、社会保障や税金などの手続きに必要な個人情報です。企業はマイナンバーを適切に管理し、不正利用や漏洩を防ぐ必要があります。

マイナンバーの主な管理方法には、紙とデータがあります。どちらの管理方法にもメリットとデメリットがあるので、企業の状況に合わせて適切な方法を選択しましょう。本記事では、マイナンバーの適切な管理方法やマイナンバーを保護するために必要な安全管理措置について詳しく解説します。

マイナンバーとは、社会保障や税金などの手続きに必要な個人情報です。正式名称は「個人番号」といい、12桁の数字で構成されています。マイナンバーは、2015年10月から順次すべての国民に通知されています。

マイナンバーは、行政手続きの効率化や国民の利便性の向上、社会保障制度の公平性の確保などを目的に導入されました。マイナンバーの導入によって、行政機関は個人の情報を効率的に共有できるようになったため、手続きの簡素化や利便性の向上が期待できます。

企業においてマイナンバー管理する場面は、主に以下の4つです。それぞれ適切に管理するための方法について解説します。

マイナンバーの取得

マイナンバーを取得する際には、本人確認を行う必要があります。本人確認の方法には、運転免許証やパスポートなどの顔写真付き身分証明書の提示、マイナンバーカードの提示、住民票の写しの提出などがあります。

マイナンバーの利用

マイナンバーを利用する場合は、利用目的を明確に定めて利用範囲を限定しなければいけません。なぜなら利用目的を明確にすることによって、マイナンバーの不正利用を防止できるからです。また利用範囲を限定することで、マイナンバーの漏洩も防げます。

マイナンバーの管理

マイナンバーを管理する際は、厳重なセキュリティ対策が必要です。セキュリティ対策としては、マイナンバーを暗号化する、アクセス制御を行う、ファイアウォールを使用するといった方法が考えられます。

マイナンバーの破棄

マイナンバーを廃棄する場合は、完全に破棄する必要があります。そのためには、シュレッダーにかける、焼却する、溶解するといった方法が挙げられます。マイナンバーは個人のプライバシーにかかわる重要な情報であるため、マイナンバーを適切に管理して不正利用や漏洩を防ぐ点が非常に重要です。

企業がマイナンバーを管理する媒体には、紙とデータ（マイナンバー管理システム）の2種類があります。

紙

マイナンバーを紙で管理する方法は、導入コストが安く、操作が簡単であるメリットがあります。また紙ベースの文書と併用できるため、非常に利便性が高いです。

しかし一方で、セキュリティリスクが高く、紛失や盗難のリスクが高いデメリットがあります。また、検索や編集が難しいデメリットも存在します。

データ（マイナンバー管理システム）

マイナンバー管理システムとは、企業がマイナンバーのデータを収集・保管・利用・破棄するまでのプロセスをクラウド上で完結できるシステムです。セキュリティ性が高く、紛失や盗難のリスクが低いメリットがあります。また検索や編集が容易で、データの分析も可能です。

しかし、導入コストが高い、専門的な知識や技術が必要、運用コストがかかるなどのデメリットもあります。

マイナンバーは個人のプライバシーにかかわる重要な情報であるため、適切に管理して不正利用や漏洩を防がなければなりません。そのためには適正な管理体制を整備し、厳重なセキュリティ対策を講じることが重要です。またマイナンバーの不正利用や漏洩が発生した場合には、速やかに適切な対応を行いましょう。

本項目では、具体的な安全管理措置の作成の流れについて詳しく解説します。

基本方針の策定

マイナンバーを適切に管理して不正利用や漏洩を防ぐには、最初に基本方針を策定することが重要です。基本方針には、以下の内容を盛り込む必要があります。

• 目的：マイナンバーの安全管理措置の目的を明確にする。
• 基本方針：マイナンバーの安全管理措置に関する基本的な考え方や方針を示す。
• 組織体制：マイナンバーの安全管理措置を実施するための組織体制を提示する。
• 責任と権限：マイナンバーの安全管理措置に関する責任と権限を明確にする。
• 安全管理措置：マイナンバーを保護するための具体的な安全管理措置を示す。
• 監査：マイナンバーの安全管理措置が適切に実施されているかどうかを監査する。
• 改善：マイナンバーの安全管理措置の有効性を評価し、改善策を講じる。

また基本方針を策定する場合は、以下の点に注意する必要があります。

• 具体的かつ明確な方針にする
• 実施可能なものである
• 継続的に改善していく必要がある

基本方針を策定すればマイナンバーの安全管理措置を実施するための指針が明確になり、不正利用や漏洩のリスクを軽減できます。

取扱規程等の策定

取扱規程等を策定する際には、以下の内容を盛り込む必要があります。

• 目的：マイナンバーの取扱規程等の目的を明確にする。
• 取扱規程等の内容：マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄などのプロセスを明確にする。
• 責任と権限：マイナンバーの取扱規程等に関する責任と権限を明確にする。
• 教育：マイナンバーの取扱規程等に関する教育を行う。
• 監査：マイナンバーの取扱規程等が適切に実施されているかどうかを監査する。
• 改善：マイナンバーの取扱規程等の有効性を評価し、改善策を講じる。

取扱規程等を策定する際は、以下の点に注意する必要があります。

• マイナンバーの安全管理措置に関する法律やガイドラインを遵守する
• マイナンバーの取扱規程等は、企業の規模や事業内容に合わせて策定する
• マイナンバーの取扱規程等は、定期的に見直しを行い、必要に応じて改定する

組織的安全管理措置

組織的安全管理措置には、以下の内容が含まれます。

• 組織体制の整備：マイナンバーの安全管理措置を実施するための組織体制を整備します。
• 人事管理：マイナンバーを扱う従業員の採用・教育・退職などの人事管理を行います。
• 物理的なセキュリティ対策：マイナンバーが保管されている場所の物理的なセキュリティ対策を行います。
• 技術的なセキュリティ対策：マイナンバーが不正アクセスや改ざんから保護されるように、技術的なセキュリティ対策を行います。
• 運用管理：マイナンバーの安全管理措置が適切に運用されていることを確認するための運用管理を行います。

このような組織的安全管理措置を講じることで、マイナンバーの不正利用や漏洩のリスクを軽減できます。組織的安全管理措置を講じる際には、以下の点に注意する必要があります。

• マイナンバーの組織的安全管理措置に関する法律やガイドラインを遵守する
• マイナンバーの組織的安全管理措置は、企業の規模や事業内容に合わせて講じる
• マイナンバーの組織的安全管理措置は、定期的に見直しを行い、必要に応じて改善することが必要

人的安全管理措置

人的安全管理措置には、以下の内容が含まれます。

• マイナンバーの取り扱いに関する教育：マイナンバーを扱う従業員に対して、マイナンバーの取り扱いに関する教育を行います。
• マイナンバーの取り扱いに関する規程の整備：マイナンバーの取り扱いに関する規程を整備し、従業員が遵守するようにします。
• マイナンバーの取り扱いに関する監査：マイナンバーの取り扱いに関する監査を行い、従業員が規程を遵守していることを確認します。
• マイナンバーの取り扱いに関するリスク管理：マイナンバーの取り扱いに関するリスクを管理し、リスクを軽減するための対策を講じます。

人的安全管理措置を講じることで、マイナンバーの漏洩や不正利用のリスクを軽減できます。人的安全管理措置を講じる際には、以下の点に注意する必要があります。

• マイナンバーの人的安全管理措置に関する法律やガイドラインを遵守する
• マイナンバーの人的安全管理措置は、企業の規模や事業内容に合わせて講じる必要がある
• マイナンバーの人的安全管理措置は、定期的に見直しを行い、必要に応じて改善する

物理的安全管理措置

物理的安全管理措置には、以下の内容が含まれます。

• マイナンバーを保管する場所の選定：マイナンバーを保管する場所は、不正アクセスや盗難などのリスクから保護できる場所を選定します。
• マイナンバーを保管する場所の施錠：マイナンバーを保管する場所は、施錠して不正アクセスや盗難を防ぎます。
• マイナンバーを保管する場所へのアクセス制御：マイナンバーを保管する場所へのアクセス制御を行い、マイナンバーにアクセスできる人を限定します。
• マイナンバーを保管する場所の定期的な点検：マイナンバーを保管する場所は、定期的に点検して不正アクセスや盗難などのリスクを軽減します。

物理的安全管理措置を講じることで、マイナンバーの漏洩や不正利用のリスクを軽減できます。物理的安全管理措置を講じる場合は、以下の点に注意する必要があります。

• マイナンバーの物理的安全管理措置に関する法律やガイドラインを遵守
• マイナンバーの物理的安全管理措置は、企業の規模や事業内容に合わせて講じる
• マイナンバーの物理的安全管理措置は、定期的に見直しを行い、必要に応じて改善する

技術的安全管理措置

技術的安全管理措置には、以下の内容が含まれます。

• マイナンバーを保存するシステムのセキュリティ対策：マイナンバーを保存するシステムは、不正アクセスや改ざん、破壊から保護するためのセキュリティ対策を実施します。
• マイナンバーをやり取りする通信のセキュリティ対策：マイナンバーをやり取りする通信は、暗号化などのセキュリティ対策を講じます。
• マイナンバーにアクセスする端末のセキュリティ対策：マイナンバーにアクセスする端末は、パスワードや指紋認証などのセキュリティ対策を実施します。
• マイナンバーを保存するデータのセキュリティ対策：マイナンバーを保存するデータは、暗号化などのセキュリティ対策を講じます。

技術的安全管理措置を講じることで、マイナンバーの漏洩や不正利用のリスクを軽減できます。技術的安全管理措置を講じる際には、以下の点に注意する必要があります。

• マイナンバーの技術的安全管理措置に関する法律やガイドラインを遵守する
• マイナンバーの技術的安全管理措置は、企業の規模や事業内容に合わせて講じる必要がある
• マイナンバーの技術的安全管理措置は、定期的に見直しを行い、必要に応じて改善する

マイナンバーは、個人のプライバシーにかかわる重要な情報です。そのため、企業はマイナンバーを適切に管理し、不正利用や漏洩を防ぐ必要があります。マイナンバーの管理方法には紙とデータの2つがあり、紙で管理する場合はマイナンバーを施錠された場所に保管して、不正アクセスや盗難から保護する必要があります。

データで管理する場合は、マイナンバーを暗号化し、不正アクセスや改ざんから保護しなければなりません。企業は自社の規模や事業内容に合わせて、適切なマイナンバーの管理方法を選択しましょう。マイナンバーの管理方法に不安がある場合は、専門家に相談することをおすすめします。

株式会社EPコンサルティングサービスは、マイナンバーの管理に関するコンサルティングサービスを提供しています。マイナンバーの管理方法の選定から、導入・運用まで、トータルサポートいたしますので、お困りの際はぜひ一度ご相談ください。