コラム

給与計算は中小企業にとって、事務処理の中でも重要な業務の一つです。しかし、専門的な知識が必要であり、手間や時間もかかります。そのため、近年では給与計算をアウトソーシングする企業が増加しています。

そこで本記事では、アウトソーシングのメリット・デメリット、求人の流れや志望動機、料金の相場などについて詳しく解説します。

給与計算のアウトソーシングで依頼できる業務内容は、主に以下のとおりです。

• 給与計算
• 振込・納税
• 年末調整
• 住民税の更新　など

アウトソーシングを利用すれば給与計算に関する煩雑な作業を外部に任せられるため、中小企業や人事部のない企業でも正確に給与計算を行えます。

しかし、費用や契約内容におけるデメリットもあるため、、企業がアウトソーシングを利用する前にメリットやデメリットをしっかりと理解し、依頼先に相談しておくことが大切です。

給与計算をアウトソーシングする主なメリットは、以下の5つです。

人件費やシステム維持費が削減される

給与計算のアウトソーシングとは、給与計算業務を外部の専門業者に委託することを指します。アウトソーシングすれば、企業は人件費を削減できます。

給与計算は、企業が抱える従業員数や給与体系によっては膨大な時間を要する場合があります。そこで専門のアウトソーシング企業に委託すれば、企業内での業務を効率化できるのです。

またシステム維持費も削減できます。給与計算は、正確性やセキュリティの面から高度なシステムの導入が必要です。

アウトソーシング企業は最新のシステムを持っており、高度なセキュリティ対策を施しています。そのため、企業が自社でシステムを導入する場合に比べて、システム維持費を大幅に削減できるでしょう。

さらに大手アウトソーシング企業を選べば、専門的なアドバイスやサポートを受けられるでしょう。特に中小企業にとっては、法令や制度の変更に迅速かつ正確に対応することが困難な場合がありますが、アウトソーシング企業が適切なアドバイスを提供すれば、法令遵守した上で業務を的確に完了させてくれます。

コア業務に集中できる

中小企業にとって、給与計算は非常に時間と手間のかかる作業です。また社員数が増えるにつれて、給与計算に割く時間や人件費も増加していきます。そこで給与計算をアウトソーシングすれば、給与計算にかかる手間や時間を削減し、コア業務に集中できます。

またアウトソーシング業者は専門家であるため、給与計算に関する法律や手続きに精通しており、適切に処理してくれます。さらにアウトソーシング業者が提供するシステムやソフトウェアを利用すれば、給与計算の精度や効率が向上するでしょう。特に大手のアウトソーシング企業は、高度な技術を駆使したシステムやツールを提供しており、煩雑な給与計算業務を効率的に処理してくれます。

法改正にスムーズに対応できる

給与計算に関する法改正に、スムーズに対応できる点もメリットです。社会保険や源泉所得税に関する法律は頻繁に改正されるため、経営者や担当者は法改正に関する情報収集や法令遵守に必要な手続きなどで多大な時間や労力を割かれてしまいます。

しかし、給与計算をアウトソーシングすれば、専門の社労士が最新の法改正情報を収集し、法令を遵守したうえで、給与計算に必要な手続きを代行してくれます。そのため、企業側は法改正に関する情報収集や手続きに時間や労力を割く必要がなくなるのです。

また、給与アウトソーシング会社は給与計算に関する専門知識も持っているため、法改正に合わせて給与計算システムの改修や手続きの変更などもスムーズに行えます。つまり、企業は法令遵守に必要な手続きやシステムの改修に関するリスクを軽減できるのです。

給与計算をアウトソーシングすることで、法令遵守のサポートをアウトソーシング会社に依頼することができます。これにより、企業は法令違反による罰則や損害賠償などのリスクを軽減できます。また、アウトソーシング会社は法改正にスムーズに対応できるため、経営者や担当者は安心感を得ることができます。

ミスや不正を減らせる

ミスや不正を減らせる大きなメリットもあります。給与計算には多岐にわたる法律や社会保険の知識が必要であり、誤った計算や申請を行ってしまうと、企業への不信感や経営者の負担増など深刻な事態が生じるケースがあります。しかし、アウトソーシングによって社労士や専門のスタッフが正確かつ迅速に給与計算を行えば、ミスや不正を防げるのです。

また、専門のスタッフが適切な処理を行えば、検査や監査にも対応できます。つまり、経営者は給与計算のミスや不正について心配せずに、業務に専念できるようになるのです。

季節によるタスクの増減がなくなる

季節によるタスクの増減がなくなるメリットもあります。従来は住民税更新業務などの繁忙期が年末にかけて集中しているため、人員を増やして対応する必要がありましたが、現在ではそのような問題は解決されているケースも多いです。

しかし、その場しのぎで人員を増やした結果、繫忙期が過ぎてしまうと人手が余ってしまい、コスト効率が悪くなるケースが見られました。

また、最も業務量が増加する年末調整の繁忙期に人員を増員する場合も多いです。しかし繁忙期に一時的に増やした人員では給与計算に慣れていないため、ミスが発生する恐れもあります。

これらの問題点は、アウトソーシングを活用すれば解決可能です。アウトソーシング会社は人員を確保していますので、繁忙期にもスムーズに対応できます。また給与計算に熟練したプロの社員が対応するため、ミスを未然に防げます。

給与計算をアウトソーシングする3つのデメリットは、以下のとおりです。

業務負担が完全になくなるわけではない

給与計算をアウトソーシングする際のデメリットとして、自社で給与計算を行わずに外部業者に任せてしまうとしても、業務負担が完全になくなるわけではない点が挙げられます。給与計算書類の確認や提出などは、自社で行う必要があります。

また、給与計算をアウトソーシングするデメリットを回避するためには、実績のある会社を選ぶ、、セキュリティ対策が万全な会社を選択する（下記の情報漏洩リスクへの対応）、担当者との相性が良い会社を選ぶ、などが必要です。

データが漏えいするリスクがある

給与計算をアウトソーシングする場合、外部の企業に大量の個人情報を預けます。そのため、データ漏えいや情報セキュリティのリスクが生じる可能性は否定できません。

データ漏えいによる損害は、企業の信用低下や法的な問題に発展する場合もあるため、リスクに対して適切な対策が必要です。具体的には、アウトソーシング先の情報セキュリティの取り組みに対する確認や契約書で秘密保持条項を締結しておくといった方法が考えられます。

かえってコストがかかるケースもある

給与計算をアウトソーシングする場合、外部に依頼するためには費用がかかります。また一度アウトソーシングを任せてしまうと、契約内容によっては解除できない場合があります。そのため長期的に見た場合、アウトソーシングによるコスト削減効果が得られないケースも考えられます。

さらに契約先の業者によっては、手数料や追加料金がかかる場合もあるため、契約書を十分に確認しましょう。アウトソーシングを検討する場合は、費用対効果を十分に検討する必要があります。

給与計算をアウトソーシングする場合の費用相場は、社会保険や労働保険の手続きや税務申告の代行など、追加で依頼する業務によって費用が変動する場合があります。ただし、アウトソーシングによって人件費やシステム維持費を削減できるため、長期的な視点で見るとコスト削減効果が期待できます。

また事前に複数のアウトソーシング業者から見積もりをとれば、費用の比較や交渉も可能です。ただし、費用だけでなく業務品質やセキュリティ対策なども重要なポイントとなるため、さまざまな点から業者を選びましょう。

給与計算をアウトソーシングする場合、信頼できるパートナー企業を選ぶことが重要です。そのためには、以下のポイントを押さえましょう。

まず、パートナー企業の実績を確認しましょう。長年にわたり多くの企業と取引してきた企業や大手企業との取引実績がある企業は、信頼性が高いと言えます。また、業種や企業規模に合わせた提案ができる企業を選ぶ点も重要です。

次に、料金体系を確認します。サービスの内容や提供範囲によって料金が異なる場合があります。初期費用や契約期間、追加料金なども確認し、総合的な費用を比較しましょう。

社労士や税理士などの資格を持つ専門家が在籍している企業を選ぶことも重要です。なぜなら法改正などに対応できるだけでなく、適切なアドバイスやコンサルティングを受けられるからです。

そして、企業の対応力やサポート体制を確認しましょう。問い合わせに対する迅速な対応や不具合が生じた場合の迅速な対応など、トラブルが起こった場合にも安心できる企業を選びましょう。

給与計算をアウトソーシングするメリットとデメリットを検討すると、中小企業や人員の少ない企業にとってはメリットが大きい点をお伝えしました。しかし、アウトソーシングにはデメリットもあることを忘れてはなりません。

アウトソーシングを検討する際には、信頼性が高く実績のある企業を選ぶことが重要です。そこでおすすめの企業が、株式会社EPコンサルティングサービスです。株式会社EPコンサルティングサービスは、豊富な実績と専門的な知識を持っているため、多くの企業から給与計算のアウトソーシングを委託されています。

また費用相場も明確に提示されており、初めてのアウトソーシングでも安心してご利用できます。給与計算をアウトソーシングすれば、コスト削減や効率化を実現し、経営に集中できるようになりますので、ぜひ一度お問い合わせください。