お客様の声
問題の発見と提起、改善策の提案があることの心強さ。二人三脚で進めたサービス導入までの過程
People Operations & Infrastructure / Interim Manager
全世界でフレキシブルオフィスを展開する企業様。スタートアップから大企業まで多種多様な皆様が利用され、業界業種や企業の壁を越えたコミュニティの形成、ビジネスにおけるコラボレーションを多く創出されています。 今回は、新しいオフィスの価値を提案しているWeWork Japan合同会社様のPeople Operations & Infrastructureチーム（以下、Peopleチーム）にて人事を担当されている田川様に、HRチームリーダーの松本がお話を伺いました。
【導入サービス】
給与計算社会保険人事労務
WeWork Japan様の渋谷オフィスにて
WeWork Japan合同会社様の業務内容を教えてください。
私たちの会社は、フレキシブルオフィスを展開しています。お客様のニーズに合わせて必要な席数をご提供しています。 都内には30拠点以上*を展開しています。東京以外にも、横浜、大阪、神戸、名古屋、福岡、仙台に拠点がございます。 現在はコロナの影響もあり、賃貸契約をしてオフィスを構えることにハードルの高さを感じられる企業様も多いと思います。必要に応じて、必要な時だけ入居いただくというとこで、よりニーズに応えられるオフィスを提供できる会社を目指しています。
*2021年12月時点ベンダーチェンジに至った経緯を教えてください。
私たちの会社はグローバルに展開していることもあり、これまではWeWork USの本社が指定した前ベンダーにお願いしていました。 WeWorkのUS・Japanを含めて、シンガポールのペイロールチームを経由して一括してお願いしていたのですが、業務を進める中で、日本の労働法などにローカライズした対応や、スピード感、柔軟な対応の必要性を感じ、コスト削減の視点も含めて、ベンダーチェンジを検討するようになりました。 EPCS社を知ったきっかけとしては、社員からの口コミの情報です。
選定の中で、EPCS以外にも複数候補があったと思いますが、最終的にEPCSを選んでいただいた理由は何ですか。
複数候補がありましたが、最終的に悩んだ4社の中で、決め手になったのは、英語対応ができることとコスト面です。 日本にローカライズしたベンダーを探していましたが、日本語対応しかできないというところが多かったです。 そんな中で、英語での対応も可能でコスト面も良いEPCS社は有力でした。 もちろん、ペイロールの移管を進めていく中で違和感を感じた場合、キャンセルすることもできるかと思いますが、最終的に契約まで結びつきローンチできたというのは、実際の業務を私たちの会社に合わせた形でサービスを提供していただけたからだと思います。 セットアップ期間中もずっと、お願いして間違いないな、と強い確信を持ち続けてこれたからこそ、今の形になったんじゃないかなと思っています。
EPCS社を選んだ理由についてお話しされる田川様
ベンダー移管中、Peopleチームの皆様には二重の業務負荷がかかっていたかと思いますが、EPCSの対応はいかがでしたか？
私たちの会社のペイロールは、基本Workdayのシステムをベースに、CSVで吐き出したデータが給与計算の元となります。そのデータを提供するだけで、担当者の方が整理してくださり、進めていただけました。 これまで整理しきれていなかった部分についても整理していただき、修正しながら進めていただけたのは、かなり感謝しています。こちらでデータを整理して渡す必要があったところまでも、先回りして提案してくださいました。 今回、セットアップは5ヶ月間でした。並行稼働したのが1ヶ月間くらいあったので、実際は4ヶ月間でのセットアップです。パラレル期間があったのですが、とても心強かったです。 健康組合の移管などパラレルに行っていた部分もあり、ベンダー移管にはもっと時間がかかるものだと思っていました。それが予定通りにできたところは、EPCS社のお力添えがあったからだと思っています。
業務が本稼働し、EPCSのスタッフの対応はどうですか？
私たちの会社は、ペイロールの知識や実務経験に特化した社員はいない状況なんですね。 それを完全にカバーしてくれるような優秀なスタッフさんでした。 期日もしっかり守ってくださり、データの正確性にも一円単位でラウンドアップする・切り捨てるというようなところも、細やかに気づいていただいて、必要な部分を確認するだけでステータスに持ってきてもらえるというのは、本当に信頼できるポイントです。 また、レスポンスの速さにも助かっています。 私たちPeopleチームは、お客様とコミュニケーションをとったりお金を生むような部署ではありませんが、社内の各部門の困りごとの解決や求められることに対して、迅速に回答してフォローに入る必要があります。 部門に関してスピード感をもって応えるために、EPCS社は他にないくらいハイパフォーマンスで動いていただけます。迅速に動いてくださるメンバーの方がいて、取りまとめてくれるリーダーの松本さんがいらっしゃる。本当にすごく信頼させていただいています。 現在Peopleチームは、「こういうことやりたいんだけど、こういう制度があったほうがいいのになとか、こういうの作れないか」といった部門からのニーズに対応しています。 EPCS社は先回りして色々と提案しサポートに入ってくださるので、今後は、部門からのきっかけだけではなくて、「こういうふうな制度を導入できるんだけど」というように、Peopleチームから各部門に提案してプロアクティブに動いてあげられるようなことが、EPCSとならできるんじゃないかと思っています。
ベンダーチェンジの効果について話す田川様（左）と松本リーダー（右）
ベンダーチェンジをして、どのような効果がありましたか？
プロアクティブに、スピーディに対応していただけるのはすごくありがたいです。 Peopleチームは、社員へのレスポンスの速さを重要視しているので、素早く回答するためにもベンダーに答えてもらわないとできないところも多く、早くレスポンスを返してもらえるのは助かります。 品質的な部分としても、徹底されているなと感じました。 給与計算のミスがなくなり、更には過去に埋もれていたミス・問題も発見してくださり感謝しています。生半可な計算結果は出さないというEPCSのプライドを感じます。 退職金の制度に関しても改善していただきました。
今後EPCSに期待することはなんですか？
以前は実態とそぐわない制度もあったのですが、リモートワーク手当の導入など、新しい制度を導入する部分でも強い力になってくれると思っています。 今まで気づかなかったところもプロアクティブに気づいてくださり、提案していただいています。プロアクティブな部分、問題の発見と提起、改善策を提案してくれていることがすごく心強いですし、今後も期待したいです。 グローバル企業なので、例えばExPatsだとか、Tax equalizationだとか、そういったところも必要になってくるときに、相談させていただけるというところはとても心強いです。 外資にも対応してくれるベンダー様なので、そこはすごく楽しみですし、期待していますし、心強く思っています。
EPCSを一言であらわすと
これから先仕事をしていく上で、共に進んでいく「盟友」だと思っています。 選考段階では色々と条件を検討しましたが、最終的にはどういった人が対応してくださるのか、という部分も大きいです。何より、Peopleチームのメンバーとうまくやっていけなくてはダメだと思うので、困った時に迅速に対応してくれる、メンバーのサポートになってくれる、コミュニケーションも柔軟にとっていただけることが、パートナーとして相応しいと思っています。 私たちはペイロールのプロではないので、初歩的な質問などもしていると思います。担当の方に迷惑をかけていると思いますが、嫌な顔一つせず、真摯に応えてくださっています。 補足しながらフォローしてくれるという姿勢に何より感謝していますし、コミュニケーションにも満足しています。 ペイロールは専門的な知識が必要になりますし、人の給料を扱う面で怖いところもあります。 そういった重責がある中で、私は、「何か困った時にベンダーに相談すれば解決してもらえる」という信頼感・安心感をメンバーに与えたいと思っていました。 EPCS社はそういった部分をクリアしてもらえてよかったですし、入っていただいて私自身もとても安心感を覚えています。 EPCS社と、チームとして二人三脚で進んでいただけるという確信につながったから、今があります。 今後も、「盟友」として共に進んでいただけたら嬉しいです。
チームとして二人三脚で進んでいきたいと話す